Especifique o trabalho uma vez.Leve-o até à fatura.
Reduza a reintrodução de dados e as quebras entre departamentos levando a especificação aprovada através da orçamentação, abertura de trabalho, produção, compras, stock, entrega, faturação e relatórios.
400+
instalações
20+
anos de software gráfico
1
fluxo ligado
Um trabalho. Um fluxo ligado.
- 01
O ePRO Web-to-Print MIS liga as fases viradas para o cliente e as operacionais do fluxo de impressão num só sistema gerido.
- 02
Uma necessidade do cliente pode começar num e-mail, num orçamento, numa encomenda recorrente, numa loja privada ou numa abertura direta.
A mesma especificação, escrita sete vezes.
Sem um fluxo ligado, a mesma informação é muitas vezes introduzida repetidamente.
A mesma necessidade é reescrita:
- 01Primeiro como orçamento
- 02Depois como proposta ao cliente
- 03Depois ao abrir o trabalho
- 04Depois para produção
- 05Depois para compras
- 06Depois para a entrega
- 07Depois para a fatura
Cada passagem cria mais uma oportunidade para a especificação atrasar, ser mal interpretada, ficar de fora ou ser introduzida errada.
O objetivo não é retirar toda a decisão humana. É retirar a repetição desnecessária.
Cada trabalho segue um caminho diferente. A especificação não.
Pontos de entrada
- Loja web-to-print
- Orçamento
- Encomenda recorrente
- Abertura direta
Especificação aprovada
- Produto
- Quantidade
- Material
- Acabamento
- Preço
- Entrega
Trabalho ou encomenda criado
Escolher via de execução
- 01
Produção interna
- Ficha de obra
- Painel de trabalhos
- Planeador
- Recolha de dados
- 02
Produção subcontratada
- Pedido de cotação
- Comparar orçamentos
- Emitir ordem
- Entrega do fornecedor
- 03
Stock existente
- Verificar stock
- Preparar
- Libertar
- Atualizar saldo
Entrega e execução
- Direta
- Multi-localização
- Armazém
- Envio direto
Fatura e relatórios
Cada trabalho pode seguir um caminho de produção ou execução diferente. O ePRO mantém a necessidade aprovada do cliente ligada à orçamentação, gestão de trabalhos, produção, compras, stock, entrega e faturação.
Cada fase alimenta a seguinte.
O software de automação do fluxo liga as fases usadas para receber, orçamentar, aprovar, produzir, comprar, executar e faturar trabalhos gráficos.
A informação recolhida numa fase sustenta a seguinte, em vez de ser reconstruída em documentos, folhas de cálculo ou aplicações separadas.
Um fluxo de impressão ligado pode incluir:
- Necessidades do cliente
- Lojas privadas
- Regras de produto e preço
- Orçamentos de impressão
- Aprovação de propostas
- Criação do trabalho
- Fichas de obra
- Planeamento de produção
- Estado do trabalho
- Recolha de dados de produção
- Necessidades de material
- Pedidos de cotação
- Ordens de compra
- Stock em armazém
- Saídas de stock
- Entrega
- Faturação
- Relatórios de gestão
No ePRO, a automação do fluxo faz parte do ambiente Web-to-Print MIS mais amplo.
É a camada comercial e operacional em torno do trabalho gráfico, da necessidade inicial do cliente até ao fecho comercial.
Sete fases, um só registo.
Receber a necessidade do cliente
O trabalho pode entrar no ePRO por várias vias. Um cliente pode encomendar através de uma loja web-to-print privada. Um colaborador pode criar um orçamento a partir de um pedido. A necessidade pode começar como encomenda recorrente, pedido de cotação ou abertura direta.
As vias de entrada podem incluir:
- Loja privada do cliente
- Acesso de cliente multi-localização
- Encomenda de produto online
- Orçamento interno
- Encomenda recorrente
- Pedido de cotação a fornecedor
- Abertura direta de trabalho
- Integração com sistema externo
Qualquer via de entrada → Necessidade operacional estruturada
Especificar e orçamentar o trabalho
A orçamentação estabelece o que o cliente precisa, como se espera produzir o trabalho e como deve ser orçamentado. Fixadas a especificação e a posição comercial, o orçamento segue o processo de aprovação adequado.
A especificação pode incluir:
- Quantidade
- Formato final e aberto
- Materiais
- Processos de impressão
- Pré-impressão
- Acabamento
- Serviços subcontratados
- Tempo de produção
- Embalagem
- Entrega
- Custos
- Margens
- Preço de venda
- Margem bruta
Especificação → Custos → Margem → Preço de venda → Aprovação
Aprovar e criar o trabalho
Um orçamento aprovado ou uma encomenda online prossegue para a abertura de trabalho sem reconstruir a especificação. É uma das transições mais importantes: a informação aceite pelo cliente passa a comandar produção e execução.
O trabalho criado pode reter:
- Cliente
- Produto
- Quantidade
- Materiais
- Processos de produção
- Acabamento
- Requisitos de entrega
- Preços
- Instruções
- Data exigida
Orçamento ou encomenda online → Aprovação → Trabalho
Planear e gerir a produção
A ficha de obra leva à produção a especificação aprovada, quantidades, materiais, processos e instruções. O painel mostra trabalhos ativos, prioridades, datas e estado. O planeador encaminha o trabalho pelos departamentos, equipamentos e fases necessários. A recolha de dados regista o avanço.
A gestão de produção abrange:
- Ficha de obra
- Painel de trabalhos
- Planeador
- Recolha de dados
Ficha → Painel → Planeador → Recolha de dados
Ligar compras e subcontratação
Nem tudo se completa internamente. Pode ser preciso comprar materiais, subcontratar acabamentos especializados ou entregar o trabalho completo a um fornecedor. A atividade de compra fica associada ao trabalho ou necessidade que a gerou.
O fluxo pode prosseguir para:
- Pedidos de cotação
- Orçamentos de fornecedor
- Produção subcontratada
- Necessidades de material
- Ordens de compra
- Entrega do fornecedor
- Receção em armazém
- Entrega direta ao cliente
Necessidade do trabalho → Cotação ou ordem → Fornecedor → Receção ou entrega
Satisfazer a partir do stock existente
Algumas necessidades podem ser cobertas com stock acabado já em armazém. Havendo stock, a quantidade é preparada e libertada sem criar outro trabalho de produção. Se for preciso mais, um trabalho ou ordem de compra repõe o stock.
Isto cria uma distinção operacional clara:
- Trabalhos e compras aumentam o stock
- As saídas de armazém reduzem-no
- O stock continua ligado ao cliente
- O stock continua ligado ao destino de entrega
Necessidade do cliente → Preparação → Saída de stock → Entrega
Entregar, faturar e reportar
Uma vez produzido, comprado ou libertado do stock, o trabalho prossegue para execução e faturação. Entrega e fatura ficam ligadas ao registo operacional, e os relatórios dão depois visibilidade sobre todo o processo.
O produto pode ser:
- Entregue diretamente da produção
- Expedido para uma instalação do cliente
- Repartido por vários destinos
- Recebido em stock de armazém
- Libertado do stock mais tarde
- Entregue diretamente por um fornecedor
Concluído → Entregue → Faturado → Relatórios
O valor está nas transições.
O valor da automação não vem de automatizar uma tarefa isolada.
Vem de ligar as transições entre tarefas.
- 01
Do orçamento ao trabalho
Levar o trabalho aprovado à abertura sem reconstruir a especificação.
- 02
Da loja ao MIS
Permitir que as encomendas online aprovadas prossigam no fluxo operacional.
- 03
Do trabalho à produção
Usar a especificação registada como base de fichas, planeamento e atividade produtiva.
- 04
Da produção às compras
Ligar necessidades de material e subcontratação ao processo de fornecedor adequado.
- 05
Das compras ao armazém
Receber em stock o que foi comprado ou produzido no exterior quando fica guardado para saída futura.
- 06
Do armazém à entrega
Preparar e libertar o stock disponível face a uma necessidade do cliente.
- 07
Da entrega à fatura
Fazer prosseguir o trabalho concluído, entregue ou libertado para o fluxo de faturação.
- 08
Da operação aos relatórios
Usar o histórico ligado para analisar orçamentos, trabalhos, compras, stock, entregas e faturas.
Nem todos os trabalhos seguem o mesmo caminho.
O ePRO suporta percursos operacionais diferentes conforme o trabalho é encomendado, produzido e executado.
Produção interna
O trabalho é orçamentado, aprovado e produzido com equipamentos, materiais e departamentos próprios.
Orçamento → Aprovação → Trabalho → Produção → Entrega → Fatura
Produção subcontratada
A empresa mantém a relação com o cliente mas compra o trabalho completo ou um processo especializado a um fornecedor externo.
Orçamento → Aprovação → Trabalho → Cotação → Ordem → Produção do fornecedor → Entrega → Fatura
Produzir ou comprar para stock
Uma quantidade maior é produzida ou comprada e recebida em armazém para necessidades futuras.
Trabalho ou ordem de compra → Produção ou fornecedor → Receção → Stock
Libertar stock existente
O produto necessário já está disponível e pode ser libertado diretamente do armazém.
Necessidade do cliente → Preparação → Saída → Entrega → Fatura
Encomenda web-to-print
O cliente escolhe um produto aprovado, introduz a informação necessária e submete a encomenda numa loja privada.
Loja → Encomenda online → Aprovação ou abertura → Produção ou execução → Entrega → Fatura
Encomenda recorrente
Um produto existente, um modelo ou uma necessidade anterior serve de base a uma nova transação.
Produto ou trabalho anterior → Nova quantidade → Aprovação → Trabalho ou saída de stock
Produção mista
Parte do trabalho é concluída internamente enquanto outro processo ou componente é comprado a um fornecedor.
Trabalho → Produção interna + compra externa → Conclusão → Entrega → Fatura
A necessidade completa do cliente permanece visível mesmo quando a responsabilidade é dividida entre departamentos internos e fornecedores externos.
Configurada em torno de como trabalha na realidade.
A automação não deve forçar todas as gráficas ao mesmo processo. O fluxo deve refletir como a empresa orçamenta, aprova, produz, compra e executa.
O ePRO pode ser configurado em torno de:
- Produtos específicos do cliente
- Lojas privadas
- Várias instalações do cliente
- Lojas só de reposição
- Modelos de produto
- Regras de orçamentação
- Processos de produção
- Regras de preço e margem
- Controlos de margem bruta
- Aprovação de propostas
- Instruções de trabalho
- Materiais
- Requisitos de fornecedor
- Propriedade do stock
- Destinos de entrega
- Permissões de utilizador
- Requisitos de relatório
A automação serve para executar um processo aprovado de forma mais consistente, não para retirar o controlo comercial ou operacional.
As exceções ficam nas mãos das pessoas.
Nem todo o trabalho deve avançar sem revisão. Especificações invulgares, trabalhos de margem baixa, materiais indisponíveis, mudanças de fornecedor, problemas de produção e riscos de entrega exigem juízo humano. Um fluxo controlado deve distinguir entre:
- 01
Trabalho repetível
Trabalho que pode seguir produtos, especificações, preços e percursos de produção já estabelecidos.
- 02
Pontos de aprovação
Fases em que um cliente, orçamentista, responsável de produção ou utilizador autorizado tem de confirmar o passo seguinte.
- 03
Exceções
Necessidades que saem das regras normais e exigem revisão adicional.
O fluxo mais forte não é o que envolve menos pessoas. É o que retira trabalho manual desnecessário mantendo o controlo humano onde é preciso juízo.
De que camada estamos a falar.
«Automação do fluxo de impressão» pode designar vários tipos de software.
Os sistemas de pré-impressão podem automatizar
- Verificação de ficheiros
- Processamento de cor
- Imposição
- Atividade de RIP
- Encaminhamento para dispositivos
Os equipamentos podem automatizar
- Acerto de máquina
- Impressão
- Acabamento
- Movimentação de materiais
O ePRO gere a informação em redor
- Quem pediu o trabalho
- O que foi especificado
- Como foi orçamentado
- Se foi aprovado
- Como deve ser produzido
- O que é preciso comprar
- Se há stock envolvido
- Onde deve ser entregue
- O que deve ser faturado
- Como deve ser reportado
As integrações especializadas de pré-impressão, equipamentos e produção são consideradas à parte, conforme os sistemas e requisitos técnicos.
O que um fluxo ligado devolve.
- 01
Uma só especificação aprovada
Manter a informação comercial e de produção associada à mesma necessidade do cliente.
- 02
Menos administração repetida
Evitar introduzir o mesmo cliente, produto, quantidade e entrega em vários sistemas.
- 03
Melhor visibilidade de produção
Usar fichas, painéis, planeamento e estado para saber onde está o trabalho.
- 04
Interno e externo ligados
Gerir no mesmo fluxo o trabalho feito na casa e o comprado a fornecedores.
- 05
Compras ligadas à procura
Associar as compras aos trabalhos, materiais ou necessidades de stock que as originaram.
- 06
Stock ligado à execução
Manter registo do stock recebido, guardado, libertado e entregue.
- 07
Entrega ligada à faturação
Manter trabalho concluído, quantidades entregues, saídas e faturas na transação correta.
- 08
Um melhor registo operacional
Criar um histórico rastreável da necessidade inicial até ao fecho comercial.
Duas metades de um mesmo ambiente.
Web-to-Print
- 01Painel da loja privada
- 02Acesso multi-localização
- 03Loja só de reposição
- 04Estimador básico
- 05Ferramenta de design
- 06Aprovação de propostas
- 07Abertura de trabalho
Print MIS
- 01Gestão de clientes, potenciais e fornecedores
- 02Marketing por e-mail
- 03Orçamentação
- 04Subcontratação
- 05Fichas de obra
- 06Painel de trabalhos
- 07Planeador
- 08Recolha de dados
- 09Materiais
- 10Compras
- 11Armazém
- 12Entrega
- 13Faturação
- 14Relatórios
Os módulos funcionam num ambiente ligado, de modo que a informação prossegue no fluxo adequado em vez de ficar presa em sistemas departamentais isolados.
O fluxo raramente acaba na fronteira do MIS.
O ePRO pode ligar-se a contabilidade, pagamentos, expedição e outros sistemas.
- 01
QuickBooks Online
Ligar a atividade de faturação ao fluxo contabilístico.
- 02
Stripe
Suportar o pagamento online.
- 03
GoShippo
Ligar a atividade de expedição e execução.
- 04
APIs e integração à medida
Ligar o ePRO a intranets de clientes, portais externos e outras aplicações de negócio.
As integrações permitem que a informação prossiga para os sistemas ligados sem recriar administração manual desnecessária.
Explorar as integraçõesOnde as passagens acontecem de facto.
- 01
Converter orçamentos aprovados em trabalhos
Levar o trabalho aceite ao fluxo de produção sem reconstruir a especificação.
- 02
Converter encomendas de loja em trabalhos
Deixar as encomendas aprovadas entrar no fluxo do MIS a partir da loja web-to-print privada.
- 03
Gerir produtos recorrentes
Usar produtos, modelos, especificações e estruturas de preço estabelecidos para o que é encomendado com frequência.
- 04
Subcontratar processos especializados
Criar necessidades de fornecedor para acabamento ou produção que não se faz internamente.
- 05
Comprar para um trabalho concreto
Associar materiais e serviços de fornecedor à necessidade operacional que os criou.
- 06
Produzir para stock
Concluir um trabalho de produção e receber a quantidade acabada em armazém.
- 07
Libertar stock do cliente
Preparar e libertar o stock disponível sem criar um trabalho de substituição desnecessário.
- 08
Servir várias instalações
Gerir quantidades e entregas para clientes com várias delegações, departamentos ou destinos.
- 09
Faturar trabalho concluído
Fazer prosseguir a transação operacional para o processo de faturação.
Feito para gráficas de qualquer feitio.
Gráficas comerciais
Ligar orçamentação, abertura de trabalho, produção, compras, entrega e faturação.
Gráficas digitais
Gerir tiragens curtas, repetições e trabalho online num fluxo controlado.
Gráficas offset
Coordenar materiais, máquinas, acabamento, processos subcontratados e entregas.
Gráficas para o setor
Receber e gerir trabalho de brokers, revendedores e outras gráficas.
Brokers de impressão
Controlar clientes, orçamentação, fornecedores, compras, entrega e margem sem produzir tudo internamente.
Empresas de print management
Gerir necessidades complexas, produção subcontratada, stock e entrega multi-localização.
Gráficas internas
Controlar encomendas internas, aprovações, produção, entrega e relatórios.
Operações multi-localização
Gerir utilizadores, instalações de clientes, necessidades de produção e entregas em toda a organização.
Próximas, mas não iguais.
A gestão de trabalhos foca sobretudo o controlo depois de o trabalho estar aberto: fichas, estado de produção, planeamento, recolha de dados, entrega e faturação.
A automação do fluxo foca a forma como a informação se move entre as fases mais amplas do processo.
Liga:
- Necessidade ao orçamento
- Orçamento à aprovação
- Aprovação ao trabalho
- Trabalho à produção
- Produção a compras ou stock
- Execução à fatura
- Atividade operacional aos relatórios
A gestão de trabalhos é, por isso, uma parte do fluxo de impressão automatizado mais amplo.
Perguntas frequentes
O que é software de automação do fluxo de impressão?
Liga as fases usadas para receber, orçamentar, aprovar, produzir, comprar, executar e faturar trabalhos gráficos. Reduz a reintrodução de dados e mantém um registo mais coerente.
Que partes do fluxo pode o ePRO ligar?
O ePRO liga web-to-print, gestão de clientes, orçamentação, aprovação de propostas, abertura de trabalho, gestão de produção, compras, subcontratação, stock, entrega, faturação e relatórios.
O ePRO automatiza todas as decisões?
Não. O ePRO suporta fluxos controlados e reduz passagens manuais desnecessárias, mas aprovações, exceções e decisões comerciais continuam com utilizadores autorizados.
O trabalho pode entrar sem web-to-print?
Sim. O web-to-print é uma via de entrada. O trabalho também pode começar como pedido interno, orçamento, cotação, encomenda recorrente ou abertura direta.
Um orçamento aprovado pode tornar-se trabalho?
Sim. Um orçamento aprovado prossegue para a abertura de trabalho sem reconstruir a mesma especificação.
As encomendas online podem prosseguir para produção?
Sim. As encomendas de loja aprovadas prosseguem no fluxo operacional do MIS.
O ePRO inclui gestão de produção?
Sim. O ePRO inclui fichas de obra, painel de trabalhos, planeamento e recolha de dados de produção.
O ePRO gere trabalho subcontratado?
Sim. Pedidos de cotação, necessidades subcontratadas, ordens de compra e atividade de fornecedor mantêm-se ligados ao orçamento ou trabalho.
As compras podem ligar-se ao stock?
Sim. Produtos ou materiais comprados para stock prosseguem no fluxo de armazém para receção, armazenamento e posterior saída.
O ePRO gere stock propriedade do cliente?
Sim. Os fluxos de armazém suportam stock do cliente e da empresa.
O ePRO controla máquinas ou software RIP?
O ePRO é sobretudo a camada MIS comercial e operacional em torno do trabalho. Pré-impressão, RIP e automação de equipamentos ficam com os sistemas de produção; a integração é ponderada conforme o requisito técnico.
O ePRO integra com contabilidade e expedição?
O ePRO suporta integrações como QuickBooks Online, Stripe e GoShippo, além de APIs e integração à medida.
Qual a diferença para o software Print MIS?
O Print MIS é o sistema de gestão global da gráfica. A automação do fluxo descreve como a informação e a atividade se movem entre essas funções com menos administração repetida.
Especifique uma vez. Faça a gestão até ao fim.
Receba a necessidade do cliente. Crie e aprove o orçamento. Converta o trabalho aprovado. Leve a especificação para produção. Ligue materiais, fornecedores e stock. Faça a gestão da entrega e da faturação. Mantenha visibilidade do princípio ao fim.
Desenvolvido ao longo de mais de duas décadas de software gráfico, em mais de 400 instalações.