Inkoopsoftware voor drukwerk,verbonden met elke order.
Stuur uitbesteed drukwerk, afwerking, materialen en leveranciersinkoop aan vanuit dezelfde specificatie waarmee u de klantorder calculeert en beheert.
Het werk binnenhalen tegen de juiste verkoopprijs is maar een deel van de commerciële som.
- 01
Wanneer drukwerk, materialen of afwerking extern worden ingekocht, hangt het eindresultaat af van wat er wordt gekocht, welke leverancier wordt gekozen, wat die rekent en of de ingekochte specificatie overeenkomt met de klantvraag.
- 02
ePRO verbindt leveranciersbeheer, offerteaanvragen, inkoop, magazijnontvangsten, directe leveringen en orderkosten in één workflow.
De inkoop blijft bij de order die haar veroorzaakte.
ePRO biedt inkoopsoftware voor drukwerk die deze activiteit verbonden houdt.
Klantbehoefte → Calculatie → Offerteaanvraag → Inkooporder → Productie → Ontvangst of levering → Factuur
In plaats van inkoop te regelen via losse e-mails, spreadsheets en documenten, blijft de inkoopactiviteit gekoppeld aan de order die haar aanmaakte.
Van drukwerkbehoefte tot levering door de leverancier.
Inkoopsoftware voor drukwerk helpt drukkerijen, printbrokers en printmanagementbedrijven bij de inkoop van extern geproduceerd drukwerk, specialistische afwerking, materialen en aanverwante diensten.
Het biedt een gestructureerd pad van drukwerkbehoefte naar leveranciersprijs, inkoop en levering.
Dat kan omvatten:
- Leveranciersgegevens
- Offerteaanvragen
- Leveranciersoffertes
- Uitbestede productie
- Inkoop van handelsdrukwerk
- Specialistische afwerking
- Materiaalinkoop
- Inkooporders
- Leverinstructies
- Magazijnontvangsten
- Directe levering aan de klant
- Zicht op ingekochte kosten
- Inkoophistorie
Het doel is niet simpelweg een inkooporder aanmaken.
Het doel is grip houden vanaf de oorspronkelijke klantspecificatie tot en met productie, ontvangst, levering en nacalculatie.
De leverancier hoort dezelfde order te offreren die de klant bestelde.
Drukwerkinkoop begint vaak nadat de specificatie al is vastgelegd bij de calculatie of orderinvoer.
Die gegevens zouden niet opnieuw opgebouwd hoeven worden in een apart inkoopsysteem. In ePRO blijft de inkoopbehoefte gekoppeld aan de calculatie of order die haar aanmaakte.
Die specificatie kan bevatten:
- Oplage
- Eindformaat
- Vlak formaat
- Materiaal
- Kleuren
- Drukproces
- Afwerking
- Verpakking
- Leverlocatie
- Gevraagde datum
Dat beperkt dubbele invoer en helpt verschillen voorkomen tussen:
- 01Wat de klant vroeg
- 02Wat de calculator berekende
- 03Wat de leverancier offreerde
- 04Wat het bedrijf inkocht
- 05Wat uiteindelijk werd geleverd
Eén consistente registratie van uw toeleverketen.
Beheer leveranciersgegevens in hetzelfde systeem dat al voor klanten, calculaties, orders en inkoop wordt gebruikt.
De registratie dekt leveranciers die leveren:
- Handelsdrukwerk
- Digitale productie
- Offsetproductie
- Grootformaat
- Etiketten en verpakking
- Mailing en fulfilment
- Binden en afwerken
- Specialistische processen
- Materialen en substraten
- Levering en logistiek
- Overige uitbestede diensten
Eén consistente operationele leveranciersregistratie — in plaats van losse mailboxen, adresboeken en spreadsheets.
Prijs vragen op een vastgelegde behoefte.
Wanneer werk extern geproduceerd moet worden, kan een offerteaanvraag worden aangemaakt voor het benodigde product, materiaal of de dienst.
Leveranciersoffertes kunnen daarna op dezelfde behoefte worden vastgelegd en vergeleken vóór de inkoop — beheerster dan prijzen uit losse e-mailwisselingen.
De behoefte aan de leverancier kan bevatten:
- Specificatie
- Aantal
- Afwerking
- Leverbestemming
- Gevraagde datum
- Productie-instructies
Behoefte → Offerteaanvraag → Leveranciersofferte → Keuze → Inkooporder
Beoordeel meer dan de laagste prijs.
De goedkoopste leverancier is niet altijd de juiste. Een inkoopbeslissing kan ook afhangen van:
- Productiemogelijkheden
- Materiaalbeschikbaarheid
- Kwaliteitseisen
- Doorlooptijd
- Leverlocatie
- Afwerkingsmogelijkheden
- Beschikbare capaciteit
- Eerdere ervaring
- Commerciële voorwaarden
- Totale inkoopkosten
Leveranciersreacties bij dezelfde behoefte houden maakt de opties beter vergelijkbaar — en levert een referentie voor volgende inkoopbeslissingen.
De order uitzetten vanuit de behoefte.
Zodra een leverancier is gekozen, kan de goedgekeurde behoefte doorlopen in de inkooporderworkflow.
De inkooporder kan vastleggen:
- De gekozen leverancier
- Het ingekochte product of de dienst
- Aantal
- Afgesproken inkoopprijs
- Specificatie
- Levereisen
- Gevraagde datum
- Bijbehorende klant of order
Orderbehoefte → Leverancierskeuze → Inkooporder
Doordat de inkoop verbonden blijft met het onderliggende werk, is te zien waarom de order is uitgezet en welke klantvraag zij dekt.
Betrouwbaarder dan een losse inkooporder zonder operationele relatie met de klantorder.
Externe productie blijft onderdeel van de order.
Uitbesteden neemt de verantwoordelijkheid voor specificatie, kwaliteit of leverdatum niet weg. Handelsdrukwerk, specialistische afwerking en externe productie moeten deel blijven van de totale order.
ePRO houdt uitbestede behoeften zichtbaar binnen de bredere operationele workflow.
Gebruikers houden vastgelegd:
- 01Wat is uitbesteed
- 02Welke leverancier het produceert
- 03Het benodigde aantal
- 04De verwachte inkoopkosten
- 05De gevraagde gereeddatum
- 06De leverbestemming
- 07De klantorder waar het bij hoort
Dat helpt inkoop, productie en klantenservice om intern en extern geproduceerd werk op elkaar af te stemmen.
Inkoop gaat niet alleen over gereed drukwerk.
Drukwerkinkoop beperkt zich niet tot gereed drukwerk. Een drukkerij moet ook productiemateriaal inkopen.
Dat kan zijn:
- Papier
- Karton
- Enveloppen
- Vinyl
- Laminaten
- Verpakkingsmateriaal
- Afwerkingsbenodigdheden
- Klantspecifieke voorraad
- Overig productiemateriaal
Materiaalinkoop kan gekoppeld blijven aan de productiebehoefte, zodat duidelijk is wat nodig is, waarom en waar het wordt ingezet.
Ingekochte materialen lopen daarna door in de bijbehorende materiaal- of magazijnworkflow.
Naar voorraad, of rechtstreeks naar de klant.
Inkopen voor voorraad
Ingekochte producten in het magazijn ontvangen.
Niet elk ingekocht product gaat meteen naar de klant. Een leverancier kan een grotere hoeveelheid produceren die in het magazijn wordt ontvangen en in kleinere hoeveelheden wordt uitgegeven.
Dit dekt workflows met:
- 01Klanteigen voorraad
- 02Bedrijfseigen voorraad
- 03In oplage geproduceerd drukwerk
- 04Genummerde producten
- 05Bedrijfsdrukwerk
- 06Levering op meerdere locaties
- 07Voorraad die bij uitgifte wordt gefactureerd
Inkooporder → Productie leverancier → Ontvangst → Magazijn → Uitgifte
Inkoop met directe levering
Inkopen en leveren zonder uw magazijn te passeren.
Sommig uitbesteed werk wordt door de leverancier geproduceerd en rechtstreeks aan de klant of eindbestemming geleverd. Het product hoeft het magazijn van de drukkerij niet in, maar de inkoop moet wel verbonden blijven met de klantorder.
Vooral nuttig voor:
- 01Printmanagementbedrijven
- 02Printbrokers
- 03Klanten met meerdere locaties
- 04Bedrijven met productiepartners
- 05Orders geproduceerd dicht bij de bestemming
Klantorder → Inkooporder → Leverancier → Levering aan klant
Inkoop koppelen aan voorraad en levering geeft traceerbaarheid tussen wat is besteld, ontvangen en nog beschikbaar is.
Weten wat u verkoopt en wat u inkoopt.
Inkoop is een van de momenten waarop de verwachte ordermarge wordt beschermd of verloren gaat.
Een klant kan de verkoopprijs al hebben geaccepteerd, maar wijzigingen in leverancierskosten, materialen, afwerking of levering kunnen de uiteindelijke winstgevendheid veranderen.
De inkoopbehoefte gekoppeld houden aan calculatie en order geeft zicht op de verhouding tussen:
Verkoopprijs klant
Inkoopkosten leverancier
Het doel is niet simpelweg de goedkoopste leverancier vinden.
Het doel is de klantvraag invullen met de vereiste kwaliteit, leverdatum en commerciële marge.
Drukwerkinkoop vraagt meer context.
Een gangbaar inkoopsysteem legt leverancier, product, aantal en prijs vast.
Drukwerkinkoop vraagt vaak meer.
Het ingekochte artikel kan omvatten:
- Een gedetailleerde drukwerkspecificatie
- Meerdere productieprocessen
- Klantspecifieke materialen
- Specialistische afwerking
- Meerdere leverlocaties
- Een gevraagde productiedatum
- Magazijnontvangst
- Directe levering
- Klanteigen voorraad
- Marge tegen een bestaande verkoopprijs
ePRO koppelt de inkoop aan de drukwerktransactie eromheen: het bedrijf weet niet alleen wát is ingekocht, maar ook:
- 01Waarom het is ingekocht
- 02Welke order het vroeg
- 03Welke specificatie is goedgekeurd
- 04Waar het geleverd moet worden
- 05Of het de voorraad in moet
- 06Wat het kostte
- 07Wat het met de order doet
Kopen, vinden — of gevonden worden.
ePRO Web-to-Print MIS
Inkoop beheren binnen de volledige workflow.
ePRO is bedoeld voor drukkerijen en printmanagementbedrijven waar inkoop moet aansluiten op calculatie, orders, materialen, magazijn, levering en facturatie.
Met ePRO beheert u:
- 01Leveranciers
- 02Uitbestede behoeften
- 03Offerteaanvragen
- 04Leveranciersprijzen
- 05Inkoopbehoeften
- 06Inkooporders
- 07Materialen
- 08Magazijnontvangsten
- 09Directe leveringen
- 10Ingekochte kosten
- 11Operationele rapportage
Inkoop blijft onderdeel van dezelfde registratie waarmee de rest van de order wordt beheerd.
Print Supplier Network
Extra leveranciers en productiecapaciteit vinden.
Een bedrijf weet soms precies wat het moet inkopen, maar niet welke leverancier de vereiste capaciteit, techniek of locatie heeft. Het Print Supplier Network biedt een verbonden route om drukwerkbehoeften te publiceren en leveranciers te bereiken die kunnen offreren of produceren.
Het helpt bedrijven die zoeken naar:
- 01Extra productiecapaciteit
- 02Een specialistisch drukproces
- 03Leveranciers van handelsdrukwerk
- 04Leveranciers in een andere regio
- 05Alternatieve prijsstelling
- 06Specifieke afwerkingsmogelijkheden
- 07Ongebruikelijke materialen of producten
- 08Ondersteuning bij spoedbehoeften
Het Supplier Network kan zelfstandig of naast ePRO worden gebruikt.
Print Intelligence
De toekomstige intelligente inkooplaag.
Print Intelligence is de inkooplaag in conceptfase binnen de bredere PrintMIS-productstrategie. Het doel is gestructureerde drukwerkbehoeften te gebruiken om relevante productieopties te vinden, terwijl de commerciële positie van de inkopende partij beschermd blijft.
Waar het nu staat:
- 01Conceptfase, nog niet beschikbaar
- 02Geen vervanging van ePRO-inkoop
- 03Gebouwd op gestructureerde drukwerkbehoeften
- 04Ontworpen om de koper te beschermen
- 05De toekomstige richting van verbonden inkoop
Print Intelligence wordt niet gepresenteerd als vervanging van de huidige inkoopworkflow van ePRO.
Hoe inkopen er in de praktijk uitziet.
Een complete order uitbesteden
Een printmanagementbedrijf koopt de hele order bij een productieleverancier en houdt zelf de regie over klant, specificatie, verkoopprijs, levering en factuur.
Specialistische afwerking inkopen
De drukkerij produceert de hoofdorder intern maar besteedt folie, preeg, stansen, binden, lamineren of een ander specialistisch proces uit.
Extra capaciteit zoeken
De eigen productie zit vol en het werk moet naar een handelsleverancier zonder het zicht op de order te verliezen.
Productiemateriaal inkopen
Papier, karton, enveloppen of een ander substraat moeten voor een specifieke productiebehoefte worden besteld.
Gereed drukwerk inkopen
Een leverancier produceert drukwerk dat in het magazijn wordt ontvangen en later aan de klant wordt uitgegeven.
Rechtstreeks vanaf de leverancier leveren
De leverancier produceert het werk en stuurt het direct naar de klant, vestiging of eindbestemming.
Een herhaalproduct opnieuw uitvragen
Een regelmatig ingekocht product moet opnieuw worden geoffreerd door andere leveranciers wegens prijs, capaciteit, locatie of doorlooptijd.
Voor bedrijven die drukwerk inkopen.
Commerciële drukkerijen
Uitbestede productie, specialistische afwerking, materialen en relaties met handelsleveranciers beheren.
Printmanagementbedrijven
Klantvragen, leveranciersoffertes, inkooporders, directe levering en ingekochte marges beheersen.
Printbrokers
Complete orders inkopen bij productieleveranciers met behoud van regie over de klantrelatie.
Interne drukkerijen
Materialen, diensten of werk inkopen dat intern niet geproduceerd kan worden.
Bedrijven met meerdere vestigingen
Centraal inkopen en productie of levering naar verschillende locaties sturen.
Bedrijven met drukwerkvoorraad
Gereed drukwerk inkopen voor magazijnontvangst en latere uitgifte.
Het begint met een behoefte en eindigt met een levering.
Inkoop hoort geen losstaand administratief proces te zijn. Het begint met een klant- of productiebehoefte en eindigt wanneer het juiste product is geproduceerd, ontvangen of geleverd.
- 01Klantaanvraag
- 02Calculatie
- 03Order
- 04Interne of uitbestede productie
- 05Offerteaanvraag
- 06Inkooporder
- 07Ontvangst of directe levering
- 08Levering aan klant
- 09Factuur en rapportage
Eén verbonden registratie over de commerciële, inkoop- en productielevenscyclus van het werk.
Veelgestelde vragen
Wat is inkoopsoftware voor drukwerk?
Het helpt drukkerijen en printmanagementbedrijven bij leveranciersaanvragen, offertes, uitbestede productie, materiaalinkoop, inkooporders, magazijnontvangsten en levereisen.
Bevat ePRO leveranciersbeheer?
Ja. Leveranciersbeheer hoort bij de ePRO-workflow, naast klantbeheer, calculatie, uitbesteding, inkoop, magazijn, levering en facturatie.
Kan ePRO uitbesteed drukwerk beheren?
Ja. Uitbesteed drukwerk en leveranciersdiensten kunnen aan de betreffende order worden gekoppeld, zodat extern geproduceerd werk zichtbaar blijft in de bredere workflow.
Kan ik offerteaanvragen naar leveranciers maken?
Er kunnen leveranciersbehoeften worden aangemaakt voor uitbestede producten, materialen of diensten, zodat er prijzen zijn vóór de inkoopbeslissing.
Kunnen leveranciersoffertes worden vastgelegd?
Leveranciersprijzen kunnen bij de betreffende behoefte worden vastgelegd en dienen als referentie bij het beoordelen van de opties.
Kunnen inkooporders aan orders worden gekoppeld?
Ja. Inkoopbehoeften en inkooporders blijven gekoppeld aan het werk dat de behoefte aanmaakte.
Kunnen ingekochte producten in het magazijn worden ontvangen?
Ja. Producten die voor voorraad zijn ingekocht lopen door in de magazijnworkflow voor ontvangst, opslag en latere uitgifte.
Kan een leverancier rechtstreeks aan de klant leveren?
Ja. Een inkoopbehoefte kan de juiste leverbestemming bevatten wanneer de leverancier rechtstreeks produceert en levert.
Hoort het Print Supplier Network bij ePRO?
Het Print Supplier Network is een afzonderlijke verbonden toepassing die zelfstandig of naast ePRO kan worden gebruikt wanneer extra leveranciers of capaciteiten nodig zijn.
Is Print Intelligence nu beschikbaar?
Print Intelligence is momenteel gepositioneerd als concept. Het staat voor de geplande intelligente inkooplaag binnen de bredere PrintMIS-productstrategie.
Gaat drukwerkinkoop alleen over complete orders?
Nee. Het omvat volledig uitbestede orders, losse productieprocessen, specialistische afwerking, materialen, voorraadproducten, levering en andere leveranciersdiensten.
Bepaal wat u koopt, wat het kost en waar het heen gaat.
Houd leveranciersbehoeften gekoppeld aan de klantspecificatie. Behoud zicht op uitbestede productie. Zet inkooporders uit vanuit een beheerste behoefte. Ontvang het ingekochte op voorraad of laat het direct bij de klant bezorgen. Ken de inkoopkosten voordat ze de ordermarge raken.
Weten waarom het is gekocht, wat het kostte en bij welke order het hoort.