Beheer drukwerkvoorraad,van productie tot laatste uitgifte.
Drukwerk wordt vaak in oplage geproduceerd, voor een klant opgeslagen, in kleinere hoeveelheden uitgegeven, aangevuld wanneer de voorraad daalt en gefactureerd bij productie of juist bij uitgifte.
Drukwerkvoorraad is iets anders dan gewone voorraad.
- 01
ePRO biedt voorraadbeheersoftware voor drukwerk die om precies deze workflows heen is gebouwd.
- 02
Beheer voorraad uit productie of inkoop, volg beschikbare aantallen, verwerk magazijnuitgiftes, beheer nabestellingen en houd de mutatiehistorie van elk voorraadartikel bij.
Meer dan wat er in het schap ligt.
Een magazijn kan duizenden eenheden bevatten, maar drukwerkvoorraad beheren vraagt meer dan vastleggen wat er in het schap ligt.
U moet mogelijk weten:
- Van wie de voorraad is
- Wat er oorspronkelijk is geproduceerd
- Wat er is ontvangen
- Wat er nu beschikbaar is
- Wat er is gereserveerd
- Wat er is uitgegeven
- Waar elke uitgifte is geleverd
- Wat aangevuld moet worden
- Wat er nog openstaat
- Wat al is gefactureerd
- Wat bij uitgifte gefactureerd moet worden
ePRO verbindt deze activiteiten met de bredere workflow van het drukwerkbedrijf.
Elf vragen. Eén registratie die ze allemaal beantwoordt.
Weten van wie de voorraad is.
Niet alle voorraad die een drukkerij bewaart, is van de drukkerij.
Met ePRO beheert u zowel klanteigen als bedrijfseigen voorraad, waarbij goederen die voor een klant worden bewaard onderscheiden blijven van de eigen voorraad.
Vooral nuttig voor drukkerijen en printmanagementbedrijven die in oplage produceren en opslaan voor latere klantbehoeften.
Drie routes door het magazijn.
Voorraad kan worden geproduceerd, ingekocht of simpelweg uitgegeven — en slechts twee van die drie routes hebben een order nodig.
Produceren op voorraad
Voorraad aanvullen via een drukorder.
Wanneer extra drukwerkvoorraad nodig is, kan een productieorder worden aangemaakt om de voorraad aan te vullen. De order is de operationele vastlegging van de geproduceerde hoeveelheid; zodra die gereed is en in het magazijn is ontvangen, komt de nieuwe hoeveelheid beschikbaar voor volgende uitgiftes.
Order → Productie → Magazijnontvangst → Beschikbare voorraad
Inkopen op voorraad
Uitbesteed werk in voorraad ontvangen.
Niet elk voorraadartikel wordt intern gemaakt. Producten van een externe leverancier kunnen worden ingekocht en daarna in het magazijn ontvangen, zodat uitbesteed drukwerk en andere inkopen dezelfde voorraadcontroles volgen als eigen productie.
Inkooporder → Leverancier → Ontvangst → Beschikbare voorraad
Direct uit het magazijn uitgeven
Aan de vraag voldoen zonder nieuwe order.
Als er al voorraad ligt, hoeft er geen nieuwe drukorder te worden aangemaakt om die uit te geven. De gevraagde hoeveelheid wordt uit de beschikbare voorraad verzameld en vrijgegeven voor levering.
Beschikbare voorraad → Verzamelen → Uitgifte → Levering
Orders vullen de voorraad aan.
Magazijnuitgiftes halen er weer vanaf.
Het resultaat is een schonere voorraadhistorie en een scherper beeld van wat er werkelijk is geproduceerd, ontvangen en verbruikt.
Geef uit wat u heeft. Vul aan wat u nodig heeft.
De vraag van de klant komt niet altijd overeen met de beschikbare hoeveelheid.
Bijvoorbeeld:
50
Klant vraagt
24
Beschikbare voorraad
24
Uitgegeven
26
Nabestelling
Aanvraag 50 → Verzamelen 24 → Nabestelling 26 → Aanvullen → Ontvangst 26 → Uitgifte 26 → Gereed
De beschikbare hoeveelheid kan worden uitgegeven terwijl de openstaande behoefte zichtbaar blijft voor aanvulling.
Extra voorraad kan daarna worden geproduceerd of ingekocht, in voorraad ontvangen en gebruikt om de resterende uitgifte af te ronden.
Een beheerste workflow, zonder de oorspronkelijke klantvraag uit het oog te verliezen.
Aantallen die operationeel iets betekenen.
Reservering en beschikbaarheid
ePRO geeft zicht op de status van de magazijnvoorraad: gebruikers onderscheiden fysiek ontvangen voorraad, daadwerkelijk beschikbare voorraad en hoeveelheden die al aan een behoefte zijn toegewezen. Zo wordt dezelfde voorraad niet per ongeluk dubbel vastgelegd.
Meerdere ontvangsten
Een voorraadartikel wordt vaak vele malen aangevuld. In plaats van elke ontvangst als los product te behandelen, houdt ePRO de voorraadmutaties bij op het onderliggende materiaal of voorraadartikel — een historie van ontvangen en uitgegeven hoeveelheden in plaats van alleen een actueel saldo.
Doorlopend genummerde producten volgen.
Sommige drukwerkproducten vragen meer dan alleen aantallen. Formulieren, certificaten, tickets, vouchers en andere gecontroleerde producten kunnen doorlopende nummers dragen.
ePRO kan begin- en eindnummers bij de voorraad vastleggen, zodat duidelijk is welke genummerde voorraad is ontvangen en welke reeks volgt wanneer er wordt bijbesteld.
Bijvoorbeeld:
500
Beginreeks
100.499
Laatste nummer in voorraadbatch
100.500
Volgende productie start op
Extra grip voor bedrijven met doorlopend genummerd drukwerk.
Eén voorraadartikel. Meerdere bestemmingen.
Opgeslagen drukwerk wordt vaak centraal geproduceerd maar verspreid over meerdere vestigingen, afdelingen, winkels of klantlocaties.
Magazijnuitgiftes kunnen aan de juiste leverbestemming worden gekoppeld, zodat voorraad per behoefte wordt verdeeld terwijl het centrale saldo afneemt.
Vooral nuttig voor organisaties met:
- Klanten met meerdere locaties
- Franchisenetwerken
- Winkellocaties
- Vestigingen
- Zorginstellingen
- Onderwijsinstellingen
- Bedrijfsafdelingen
Factureren op het juiste moment in de workflow.
De fysieke voorraadbeweging en de commerciële factuurafspraak zijn niet altijd hetzelfde.
De ene klant betaalt de voorraad bij productie, een andere afspraak vraagt om facturatie naarmate hoeveelheden worden uitgegeven. ePRO voert voorraad als onderdeel van de bredere order-, lever- en factuurworkflow en biedt daarmee de operationele basis voor beide modellen.
Zo blijft onderscheid mogelijk tussen:
Reeds betaalde voorraad
Voorraad die bij uitgifte gefactureerd wordt
Wat er na de uitgifte gebeurt.
Verpakking en levering
Voorraadbeheer stopt niet zodra de goederen het schap verlaten.
Uitgegeven hoeveelheden lopen door in het leverproces, zodat vastligt wat er is verzonden, hoeveel en waarheen. Pakbonnen en leverdocumenten leggen het verband tussen de magazijnmutatie en de fysieke verzending.
Magazijnuitgifte → Verpakken → Verzending → Levering
Gekoppelde inkoop
Aanvulling hoort bij dezelfde operationele workflow.
Wanneer voorraad via een externe leverancier moet worden aangevuld, kunnen inkooporders worden opgesteld voor de benodigde producten en de goederen in voorraad worden ontvangen — traceerbaarheid van begin tot eind, in plaats van inkoop- en magazijnregistraties in gescheiden systemen.
Behoefte → Inkooporder → Ontvangst → Voorraad
Voorraad hoort niet op zichzelf te staan.
Magazijnsoftware vertelt u wat er op voorraad ligt.
Een Print MIS hoort u te vertellen waarom het er ligt, waar het vandaan kwam, van wie het is, waar het heen gaat en wat er commercieel gebeurt als het weggaat.
ePRO verbindt voorraadbeheer met:
- Klanten
- Materialen
- Calculaties
- Orders
- Productie
- Uitbesteding
- Inkoop
- Magazijn
- Leveringen
- Facturatie
- Rapportage
Voorraad wordt onderdeel van dezelfde operationele registratie waarmee de rest van het drukwerkbedrijf wordt gestuurd.
Ontdek ePRO Web-to-Print MISGebouwd voor bedrijven die opslaan wat ze drukken.
Het voorraadbeheer van ePRO is bedoeld voor grafische bedrijven die regelmatig drukwerk produceren, inkopen, opslaan en uitgeven.
Commerciële drukkerijen
Gereed drukwerk voor klanten opslaan en hoeveelheden uitgeven wanneer nodig.
Printmanagementbedrijven
Ingekocht drukwerk, klantvoorraad, leveranciers, uitgiftes en leveringen vanuit één workflow beheren.
Interne drukkerijen
Intern geproduceerde voorraad en de distributie over afdelingen of locaties beheersen.
Printbrokers
Uitbestede producten beheren die worden ingekocht, opgeslagen en later aan klanten uitgegeven.
Bedrijven met meerdere locaties
Centrale voorraad aanhouden en tegelijk behoeften op meerdere klant- of bedrijfslocaties bedienen.
Eén behoefte, helemaal doorheen.
Omdat magazijnbeheer deel uitmaakt van ePRO, hoeft voorraad geen losstaande applicatie te zijn. Een behoefte kan het hele bedrijfsproces doorlopen.
- 01Calculatie
- 02Order of inkoop
- 03Productie / Leverancier
- 04Ontvangst
- 05Magazijn
- 06Uitgifte
- 07Levering
- 08Factuur
De mutatiehistorie blijft het hele proces door verbonden.
Veelgestelde vragen
Wat is voorraadbeheersoftware voor drukwerk?
Het helpt drukkerijen en printmanagementbedrijven om drukwerk op voorraad te beheersen: ontvangen goederen, beschikbare aantallen, reservering, magazijnuitgiftes, aanvulling, leveringen en voorraadhistorie.
Kan ePRO klanteigen voorraad beheren?
Ja. Voorraad kan naar eigenaar worden gekenmerkt, zodat zowel goederen die voor klanten worden bewaard als bedrijfseigen voorraad beheerd kunnen worden.
Kan voorraad worden aangevuld vanuit een drukorder?
Ja. Drukorders kunnen extra voorraad produceren, die daarna in het magazijn wordt ontvangen.
Kunnen uitbestede producten in voorraad worden ontvangen?
Ja. Producten die bij externe leveranciers zijn ingekocht kunnen in de magazijnvoorraad worden ontvangen en later worden uitgegeven.
Moet ik elke keer een order maken om voorraad uit te geven?
Nee. Als gereed drukwerk al beschikbaar is, kan het rechtstreeks uit het magazijn worden uitgegeven. Orders zijn er voor wanneer er extra voorraad geproduceerd moet worden.
Wat gebeurt er als er te weinig voorraad is?
De beschikbare voorraad kan worden uitgegeven terwijl de resterende behoefte als openstaande hoeveelheid of nabestelling wordt behandeld.
Kan ePRO genummerd drukwerk volgen?
ePRO kan begin- en eindnummers bijhouden voor de betreffende voorraad en helpt zo doorlopend genummerde producten te beheren en de volgende reeks voor aanvulling te bepalen.
Kan voorraad naar verschillende locaties worden geleverd?
Ja. Magazijnuitgiftes kunnen aan de juiste leverlocaties worden gekoppeld, voor klanten met meerdere vestigingen, afdelingen of bestemmingen.
Kan voorraad bij uitgifte worden gefactureerd?
Voorraad kan deel uitmaken van de bredere lever- en factuurworkflow van ePRO, passend bij bedrijven waar de factuurafspraak aan productie of latere uitgiftes is gekoppeld.
Is voorraadbeheer een apart PrintMIS-product?
Nee. Drukwerkvoorraad en magazijnbeheer maken deel uit van de bredere ePRO Web-to-Print MIS-workflow.
Beheer drukwerkvoorraad als deel van de hele workflow.
Weet wat u heeft. Weet van wie het is. Weet wat er is gereserveerd. Weet wat er is uitgegeven. Weet wat er aangevuld moet worden. En verbind de magazijnmutatie met de order, de inkoop, de levering en de factuur die erachter zitten.
Eén registratie, van de order die het maakte tot de factuur die het afsluit.