Einmal spezifizieren.Bis zur Rechnung durchtragen.
Weniger Mehrfacherfassung und weniger Brüche zwischen Abteilungen: Die freigegebene Druckspezifikation läuft durch Kalkulation, Auftragsanlage, Produktion, Einkauf, Lager, Lieferung, Fakturierung und Reporting.
400+
Installationen
20+
Jahre Drucksoftware
1
verbundener Workflow
Ein Auftrag. Ein verbundener Workflow.
- 01
ePRO Web-to-Print MIS verbindet die kundenseitigen und die operativen Stufen des Druckworkflows in einem System.
- 02
Ein Kundenbedarf kann aus einer E-Mail, einer Kalkulation, einem Wiederholauftrag, einem privaten Shop oder einer direkten Auftragsanlage entstehen.
Dieselbe Spezifikation, siebenmal erfasst.
Ohne verbundenen Workflow wird dieselbe Information oft mehrfach erfasst.
Derselbe Bedarf wird neu eingetippt:
- 01Zuerst als Kalkulation
- 02Dann als Kundenangebot
- 03Dann bei der Auftragsanlage
- 04Dann für die Produktion
- 05Dann für den Einkauf
- 06Dann für die Lieferung
- 07Dann für die Rechnung
Jede Übergabe schafft eine weitere Gelegenheit, die Spezifikation zu verzögern, misszuverstehen, wegzulassen oder falsch zu erfassen.
Ziel ist nicht, jede menschliche Entscheidung zu entfernen. Ziel ist, unnötige Wiederholung zu entfernen.
Jeder Auftrag nimmt einen anderen Weg. Die Spezifikation nicht.
Eingangswege
- Web-to-Print-Shop
- Kalkulation
- Wiederholauftrag
- Direkte Anlage
Freigegebene Spezifikation
- Produkt
- Menge
- Material
- Weiterverarbeitung
- Preis
- Lieferung
Auftrag angelegt
Erfüllungsweg wählen
- 01
Eigenproduktion
- Auftragstasche
- Auftragsboard
- Planung
- Datenerfassung
- 02
Fremdproduktion
- Lieferantenanfrage
- Angebote vergleichen
- Bestellung auslösen
- Lieferantenleistung
- 03
Vorhandener Bestand
- Bestand prüfen
- Kommissionieren
- Entnehmen
- Saldo aktualisieren
Lieferung und Erfüllung
- Direkt
- Mehrere Standorte
- Lager
- Streckengeschäft
Rechnung und Reporting
Jeder Druckauftrag kann einen anderen Produktions- oder Erfüllungsweg nehmen. ePRO hält den freigegebenen Kundenbedarf über Kalkulation, Auftragsmanagement, Produktion, Einkauf, Lager, Lieferung und Fakturierung hinweg verbunden.
Jede Stufe speist die nächste.
Workflow-Automatisierungssoftware verbindet die Stufen, mit denen Druckarbeiten angenommen, kalkuliert, freigegeben, produziert, eingekauft, ausgeliefert und fakturiert werden.
Was auf einer Stufe erfasst wird, trägt die nächste — statt in getrennten Dokumenten, Tabellen oder Anwendungen neu aufgebaut zu werden.
Ein verbundener Druckworkflow kann umfassen:
- Kundenbedarfe
- Private Shops
- Produkt- und Preisregeln
- Druckkalkulationen
- Angebotsfreigabe
- Auftragsanlage
- Auftragstaschen
- Produktionsplanung
- Auftragsstatus
- Produktionsdatenerfassung
- Materialbedarf
- Lieferantenanfragen
- Bestellungen
- Lagerbestand
- Lagerentnahmen
- Lieferung
- Fakturierung
- Management-Reporting
In ePRO ist die Workflow-Automatisierung Teil der übergreifenden Web-to-Print-MIS-Umgebung.
Sie ist die kaufmännische und operative Schicht rund um den Druckauftrag — vom ursprünglichen Kundenbedarf bis zum kaufmännischen Abschluss.
Sieben Stufen, ein Datensatz.
Kundenbedarf annehmen
Arbeit kann über mehrere Wege in ePRO gelangen. Ein Kunde bestellt über einen privaten Web-to-Print-Shop. Ein Mitarbeiter legt aus einer Anfrage eine Kalkulation an. Der Bedarf kann als Wiederholauftrag, Anfrage oder direkte Auftragsanlage beginnen.
Eingangswege können sein:
- Privater Kundenshop
- Login für mehrere Standorte
- Online-Produktbestellung
- Interne Kalkulation
- Wiederholauftrag
- Lieferantenanfrage
- Direkte Auftragsanlage
- Anbindung eines Fremdsystems
Beliebiger Eingangsweg → Strukturierter operativer Bedarf
Arbeit spezifizieren und bepreisen
Die Kalkulation legt fest, was der Kunde braucht, wie die Arbeit produziert werden soll und wie sie zu bepreisen ist. Sind Spezifikation und kaufmännische Position festgelegt, läuft die Kalkulation durch die passende Freigabe.
Die Spezifikation kann umfassen:
- Auflage
- End- und offenes Format
- Materialien
- Druckverfahren
- Druckvorstufe
- Weiterverarbeitung
- Fremdleistungen
- Produktionszeit
- Verpackung
- Lieferung
- Kosten
- Aufschläge
- Verkaufspreis
- Rohertrag
Spezifikation → Kosten → Aufschlag → Verkaufspreis → Freigabe
Freigeben und Auftrag anlegen
Eine freigegebene Kalkulation oder Online-Bestellung läuft in die Auftragsanlage weiter, ohne dieselbe Spezifikation neu aufzubauen. Das ist einer der wichtigsten Übergänge: Was der Kunde akzeptiert hat, steuert nun Produktion und Erfüllung.
Der Auftragsdatensatz kann übernehmen:
- Kunde
- Produkt
- Menge
- Materialien
- Produktionsverfahren
- Weiterverarbeitung
- Lieferanforderungen
- Preise
- Anweisungen
- Wunschtermin
Kalkulation oder Online-Bestellung → Freigabe → Auftrag
Produktion planen und steuern
Die Auftragstasche liefert der Produktion die freigegebene Spezifikation, Mengen, Materialien, Verfahren und Anweisungen. Das Auftragsboard zeigt laufende Aufträge, Prioritäten, Termine und Status. Die Planung führt die Arbeit durch die nötigen Abteilungen, Maschinen und Stufen. Die Datenerfassung hält den Fortschritt fest.
Die Produktionssteuerung umfasst:
- Auftragstasche
- Auftragsboard
- Planung
- Datenerfassung
Auftragstasche → Board → Planung → Datenerfassung
Einkauf und Fremdvergabe anbinden
Nicht jeder Teil eines Auftrags entsteht im eigenen Haus. Material muss eingekauft, spezielle Weiterverarbeitung fremdvergeben oder der ganze Auftrag von einem Akzidenzlieferanten produziert werden. Der Einkaufsvorgang bleibt mit dem Auftrag verbunden, aus dem er entstand.
Der Workflow kann weiterlaufen in:
- Lieferantenanfragen
- Lieferantenangebote
- Fremdproduktion
- Materialbedarf
- Bestellungen
- Lieferantenlieferung
- Wareneingang
- Direktlieferung an den Kunden
Auftragsbedarf → Anfrage oder Bestellung → Lieferant → Wareneingang oder Lieferung
Aus vorhandenem Bestand erfüllen
Manche Kundenbedarfe lassen sich aus fertigem Lagerbestand decken. Ist Bestand vorhanden, kann die benötigte Menge kommissioniert und entnommen werden, ohne einen weiteren Auftrag anzulegen. Wird mehr gebraucht, füllt ein Auftrag oder eine Bestellung den Bestand auf.
Das schafft eine klare Trennung:
- Aufträge und Einkäufe bauen Bestand auf
- Lagerentnahmen bauen ihn ab
- Bestand bleibt am Kunden
- Bestand bleibt am Lieferziel
Kundenbedarf → Kommissionierung → Lagerentnahme → Lieferung
Liefern, fakturieren, berichten
Ist die Arbeit produziert, eingekauft oder entnommen, läuft sie weiter in Erfüllung und Abrechnung. Lieferung und Fakturierung bleiben mit dem operativen Datensatz verbunden; das Reporting schafft danach Sicht auf den gesamten Prozess.
Das Produkt kann sein:
- Direkt aus der Produktion geliefert
- An einen Kundenstandort versandt
- Auf mehrere Lieferorte verteilt
- Ins Lager übernommen
- Später aus dem Lager entnommen
- Direkt vom Lieferanten geliefert
Fertig → Geliefert → Fakturiert → Reporting
Der Wert steckt in den Übergängen.
Der Wert der Workflow-Automatisierung entsteht nicht aus einer automatisierten Einzelaufgabe.
Er entsteht daraus, die Übergänge zwischen den Aufgaben zu verbinden.
- 01
Kalkulation zu Auftrag
Freigegebene Arbeit in die Auftragsanlage übernehmen, ohne die Spezifikation neu aufzubauen.
- 02
Shop zu MIS
Freigegebene Online-Bestellungen in den operativen Workflow weiterlaufen lassen.
- 03
Auftrag zu Produktion
Die gebuchte Spezifikation als Basis für Auftragstaschen, Planung und Produktion nutzen.
- 04
Produktion zu Einkauf
Material- und Fremdbedarfe mit dem passenden Lieferantenprozess verbinden.
- 05
Einkauf zu Lager
Gekaufte oder extern produzierte Ware ins Lager übernehmen, wenn sie für spätere Entnahme gehalten wird.
- 06
Lager zu Lieferung
Verfügbaren Bestand gegen einen Kundenbedarf kommissionieren und entnehmen.
- 07
Lieferung zu Rechnung
Fertige, gelieferte oder entnommene Arbeit in den Abrechnungsablauf weiterführen.
- 08
Betrieb zu Reporting
Die verbundene Historie nutzen, um Kalkulationen, Aufträge, Einkauf, Bestand, Lieferung und Rechnungen auszuwerten.
Nicht jeder Auftrag nimmt denselben Weg.
ePRO unterstützt unterschiedliche operative Wege — je nachdem, wie die Arbeit bestellt, produziert und erfüllt wird.
Eigenproduktion
Die Arbeit wird mit eigenen Maschinen, Materialien und Abteilungen kalkuliert, freigegeben und produziert.
Kalkulation → Freigabe → Auftrag → Produktion → Lieferung → Rechnung
Fremdproduktion
Der Betrieb behält die Kundenbeziehung, kauft aber den kompletten Auftrag oder einen Spezialschritt extern ein.
Kalkulation → Freigabe → Auftrag → Anfrage → Bestellung → Lieferantenproduktion → Lieferung → Rechnung
Für den Bestand produzieren oder einkaufen
Eine größere Menge wird produziert oder eingekauft und für künftige Kundenbedarfe ins Lager übernommen.
Auftrag oder Bestellung → Produktion oder Lieferant → Wareneingang → Bestand
Vorhandenen Bestand entnehmen
Das benötigte Produkt ist bereits da und kann direkt aus dem Lager entnommen werden.
Kundenbedarf → Kommissionierung → Entnahme → Lieferung → Rechnung
Web-to-Print-Bestellung
Der Kunde wählt ein freigegebenes Produkt, ergänzt die nötigen Angaben und sendet die Bestellung über einen privaten Shop.
Shop → Online-Bestellung → Freigabe oder Auftragsanlage → Produktion oder Erfüllung → Lieferung → Rechnung
Wiederholauftrag
Ein bestehendes Produkt, eine Vorlage oder ein früherer Bedarf bildet die Basis einer neuen Transaktion.
Bestehendes Produkt oder Vorauftrag → Neue Menge → Freigabe → Auftrag oder Lagerentnahme
Gemischte Produktion
Ein Teil entsteht intern, während ein weiterer Schritt oder eine Komponente eingekauft wird.
Auftrag → Eigenproduktion + Fremdeinkauf → Fertigstellung → Lieferung → Rechnung
Der komplette Kundenbedarf bleibt sichtbar, auch wenn die Verantwortung zwischen eigenen Abteilungen und externen Lieferanten geteilt ist.
Konfiguriert um Ihre tatsächliche Arbeitsweise.
Automatisierung sollte nicht jeden Druckbetrieb in denselben Prozess zwingen. Der Workflow muss abbilden, wie das Unternehmen bepreist, freigibt, produziert, einkauft und erfüllt.
ePRO lässt sich konfigurieren um:
- Kundenspezifische Produkte
- Private Shops
- Mehrere Kundenstandorte
- Reine Nachbestell-Shops
- Produktvorlagen
- Kalkulationsregeln
- Produktionsverfahren
- Preis- und Aufschlagsregeln
- Rohertragskontrollen
- Angebotsfreigabe
- Auftragsanweisungen
- Materialien
- Lieferantenanforderungen
- Bestandseigentum
- Lieferziele
- Benutzerrechte
- Reporting-Anforderungen
Workflow-Automatisierung soll einen freigegebenen Prozess gleichmäßiger ausführen — nicht die kaufmännische oder operative Kontrolle nehmen.
Ausnahmen bleiben in Menschenhand.
Nicht jeder Auftrag sollte ohne Prüfung durchlaufen. Ungewöhnliche Spezifikationen, margenschwache Arbeit, fehlendes Material, Lieferantenwechsel, Produktionsprobleme und Lieferrisiken verlangen Urteilsvermögen. Ein gesteuerter Workflow sollte unterscheiden:
- 01
Wiederholbare Arbeit
Arbeit, die etablierten Produkten, Spezifikationen, Preisen und Produktionswegen folgen kann.
- 02
Freigabepunkte
Stufen, an denen Kunde, Kalkulator, Produktionsleitung oder ein berechtigter Nutzer den nächsten Schritt bestätigen muss.
- 03
Ausnahmen
Bedarfe, die außerhalb der normalen Regeln liegen und zusätzliche Prüfung brauchen.
Der stärkste Workflow ist nicht der mit den wenigsten Menschen. Es ist der, der unnötige Handarbeit entfernt und menschliche Kontrolle dort behält, wo Urteilsvermögen nötig ist.
Welche Schicht das hier eigentlich ist.
„Workflow-Automatisierung im Druck“ kann mehrere Arten von Software meinen.
Vorstufensysteme automatisieren womöglich
- Dateiprüfung
- Farbverarbeitung
- Ausschießen
- RIP-Vorgänge
- Geräteansteuerung
Produktionsmaschinen automatisieren womöglich
- Maschineneinrichtung
- Druck
- Weiterverarbeitung
- Materialhandling
ePRO führt die Information darum herum
- Wer die Arbeit angefragt hat
- Was spezifiziert wurde
- Wie sie bepreist wurde
- Ob sie freigegeben ist
- Wie sie produziert werden soll
- Was eingekauft werden muss
- Ob Bestand beteiligt ist
- Wohin geliefert werden soll
- Was fakturiert werden soll
- Wie darüber berichtet wird
Spezielle Vorstufen-, Maschinen- und Produktionsintegrationen werden je nach System und technischer Anforderung gesondert betrachtet.
Was ein verbundener Workflow zurückgibt.
- 01
Eine freigegebene Spezifikation
Kaufmännische und produktionsseitige Information am selben Kundenbedarf halten.
- 02
Weniger doppelte Verwaltung
Kunde, Produkt, Menge und Lieferangaben nicht in mehrere getrennte Systeme tippen.
- 03
Bessere Produktionssicht
Auftragstaschen, Board, Planung und Status nutzen, um zu wissen, wo Arbeit steht.
- 04
Intern und extern verbunden
Eigenproduktion und zugekaufte Arbeit im selben Auftragsworkflow steuern.
- 05
Einkauf an den Bedarf gekoppelt
Einkäufe den Aufträgen, Materialien oder Bestandsbedarfen zuordnen, die sie ausgelöst haben.
- 06
Bestand mit Erfüllung verbunden
Nachweis führen über eingegangenen, gehaltenen, entnommenen und gelieferten Bestand.
- 07
Lieferung mit Abrechnung verbunden
Fertige Arbeit, gelieferte Mengen, Entnahmen und Rechnungen an der richtigen Transaktion halten.
- 08
Ein besserer operativer Nachweis
Eine nachvollziehbare Historie vom ersten Kundenbedarf bis zum kaufmännischen Abschluss.
Zwei Hälften einer Umgebung.
Web-to-Print
- 01Dashboard des privaten Shops
- 02Login für mehrere Standorte
- 03Reiner Nachbestell-Shop
- 04Basis-Kalkulator
- 05Design-Werkzeug
- 06Angebotsfreigabe
- 07Auftragsanlage
Print MIS
- 01Kunden-, Interessenten- und Lieferantenverwaltung
- 02E-Mail-Marketing
- 03Kalkulation
- 04Fremdvergabe
- 05Auftragstaschen
- 06Auftragsboard
- 07Planung
- 08Datenerfassung
- 09Materialien
- 10Einkauf
- 11Lager
- 12Lieferung
- 13Fakturierung
- 14Reporting
Die Module arbeiten in einer verbundenen Umgebung, sodass Information im passenden Ablauf weiterläuft, statt in isolierten Abteilungssystemen zu bleiben.
Der Workflow endet selten am Rand des MIS.
ePRO lässt sich mit Buchhaltung, Zahlungen, Versand und weiteren Systemen verbinden.
- 01
QuickBooks Online
Rechnungsvorgänge mit dem Buchhaltungsablauf verbinden.
- 02
Stripe
Online-Zahlungsabwicklung unterstützen.
- 03
GoShippo
Versand und Auftragserfüllung anbinden.
- 04
APIs und individuelle Integration
ePRO mit Kundenintranets, externen Portalen und weiteren Anwendungen verbinden.
Integrationen lassen Information in angebundene Systeme weiterlaufen, ohne unnötige Handarbeit neu aufzubauen.
Integrationen entdeckenWo die Übergaben tatsächlich passieren.
- 01
Freigegebene Kalkulation zum Auftrag
Angenommene Arbeit in den Produktionsablauf übernehmen, ohne die Spezifikation neu aufzubauen.
- 02
Shop-Bestellung zum Auftrag
Freigegebene Kundenbestellungen aus dem privaten Web-to-Print in den MIS-Ablauf übernehmen.
- 03
Wiederholprodukte führen
Etablierte Produkte, Vorlagen, Spezifikationen und Preisstrukturen für häufige Bestellungen nutzen.
- 04
Spezialschritte fremdvergeben
Lieferantenbedarfe für Weiterverarbeitung oder Produktion anlegen, die intern nicht möglich ist.
- 05
Für einen konkreten Auftrag einkaufen
Materialien und Lieferantenleistungen dem operativen Bedarf zuordnen, der sie ausgelöst hat.
- 06
Für den Bestand produzieren
Einen Produktionsauftrag abschließen und die fertige Menge ins Lager übernehmen.
- 07
Kundenbestand entnehmen
Verfügbaren Bestand entnehmen, ohne einen unnötigen Ersatzauftrag anzulegen.
- 08
Mehrere Standorte beliefern
Mengen und Lieferungen für Kunden mit mehreren Filialen, Abteilungen oder Zielen steuern.
- 09
Fertige Arbeit fakturieren
Die betreffende operative Transaktion in die Abrechnung weiterführen.
Gebaut für Druckbetriebe jeder Form.
Akzidenzdruckereien
Kalkulation, Auftragsanlage, Produktion, Einkauf, Lieferung und Fakturierung verbinden.
Digitaldruckereien
Kleinauflagen, Wiederholungen und Online-Arbeit in einem gesteuerten Ablauf führen.
Offsetdruckereien
Materialien, Maschinen, Weiterverarbeitung, Fremdschritte und Lieferungen koordinieren.
Akzidenzlieferanten
Arbeit von Brokern, Wiederverkäufern und anderen Druckbetrieben annehmen und steuern.
Print-Broker
Kunden, Kalkulation, Lieferanten, Einkauf, Lieferung und Marge steuern, ohne alles selbst zu produzieren.
Print-Management-Unternehmen
Komplexe Kundenbedarfe, Fremdproduktion, Bestand und Belieferung mehrerer Standorte steuern.
Inhouse-Druckereien
Interne Bestellung, Freigaben, Produktion, Lieferung und Reporting kontrollieren.
Standortübergreifende Betriebe
Nutzer, Kundenstandorte, Produktionsbedarfe und Lieferungen organisationsweit steuern.
Verwandt, aber nicht dasselbe.
Auftragsmanagement steuert vor allem die Arbeit nach der Buchung — Auftragstaschen, Produktionsstatus, Planung, Datenerfassung, Lieferung und Fakturierung.
Workflow-Automatisierung betrifft, wie Information zwischen den größeren Stufen des Prozesses wandert.
Sie verbindet:
- Bedarf zu Kalkulation
- Kalkulation zu Freigabe
- Freigabe zu Auftrag
- Auftrag zu Produktion
- Produktion zu Einkauf oder Lager
- Erfüllung zu Rechnung
- Operative Aktivität zu Reporting
Auftragsmanagement ist damit ein Teil des größeren automatisierten Druckworkflows.
Häufige Fragen
Was ist Workflow-Automatisierungssoftware für Druck?
Sie verbindet die Stufen, mit denen Druckarbeiten angenommen, kalkuliert, freigegeben, produziert, eingekauft, ausgeliefert und fakturiert werden. Sie reduziert Mehrfacherfassung und hält den Datensatz konsistenter.
Welche Teile des Workflows kann ePRO verbinden?
ePRO verbindet Web-to-Print, Kundenverwaltung, Kalkulation, Angebotsfreigabe, Auftragsanlage, Produktionssteuerung, Einkauf, Fremdvergabe, Lager, Lieferung, Fakturierung und Reporting.
Automatisiert ePRO jede Entscheidung?
Nein. ePRO unterstützt gesteuerte Abläufe und reduziert unnötige Übergaben, aber Freigaben, Ausnahmen und kaufmännische Entscheidungen bleiben bei berechtigten Nutzern.
Kann Arbeit ohne Web-to-Print eingehen?
Ja. Web-to-Print ist ein Eingangsweg. Arbeit kann auch als interne Anfrage, Kalkulation, Lieferantenanfrage, Wiederholauftrag oder direkte Auftragsanlage beginnen.
Kann aus einer freigegebenen Kalkulation ein Auftrag werden?
Ja. Eine freigegebene Kalkulation läuft in die Auftragsanlage weiter, ohne dieselbe Spezifikation neu aufzubauen.
Können Online-Bestellungen in die Produktion weiterlaufen?
Ja. Freigegebene Shop-Bestellungen laufen in den operativen MIS-Ablauf weiter.
Enthält ePRO eine Produktionssteuerung?
Ja. ePRO enthält Auftragstaschen, ein Auftragsboard, Planung und Produktionsdatenerfassung.
Kann ePRO fremdvergebene Arbeit steuern?
Ja. Lieferantenanfragen, Fremdbedarfe, Bestellungen und Lieferantenaktivität bleiben mit der Kalkulation oder dem Auftrag verbunden.
Kann der Einkauf mit dem Lager verbunden werden?
Ja. Für den Bestand gekaufte Produkte oder Materialien laufen in den Lagerablauf für Wareneingang, Lagerung und spätere Entnahme.
Kann ePRO kundeneigenen Bestand verwalten?
Ja. Die Lagerabläufe unterstützen kundeneigenen und unternehmenseigenen Bestand.
Steuert ePRO Maschinen oder RIP-Software?
ePRO ist vor allem die kaufmännische und operative MIS-Schicht rund um den Auftrag. Vorstufe, RIP und Maschinenautomatisierung liegen bei den jeweiligen Produktionssystemen; die Integration wird nach technischer Anforderung betrachtet.
Gibt es Integrationen zu Buchhaltung und Versand?
ePRO unterstützt Integrationen wie QuickBooks Online, Stripe und GoShippo sowie APIs und individuelle Integration.
Was unterscheidet Workflow-Automatisierung von Print-MIS-Software?
Print MIS ist das übergreifende Managementsystem des Druckbetriebs. Workflow-Automatisierung beschreibt, wie Information und Aktivität zwischen diesen Funktionen wandern — mit weniger doppelter Verwaltung.
Einmal spezifizieren. Durchgängig steuern.
Kundenbedarf annehmen. Kalkulation erstellen und freigeben. Freigegebene Arbeit in einen Auftrag überführen. Spezifikation in die Produktion tragen. Material, Lieferanten und Bestand verbinden. Lieferung und Fakturierung steuern. Sicht behalten, von Anfang bis Ende.
Entstanden aus über zwei Jahrzehnten Erfahrung mit Drucksoftware, über mehr als 400 Installationen hinweg.